Основные признаки и свойства документа.

Первой группой признаков, являются те, которые характеризуют документ как материальный объект: форма, размер, тип материального носителя.

Второй группой признаков являются те, которые характеризующие документную информацию, зафиксированную на материальном носителе.

К третьей группе признаков можно отнести признаки, характеризующие форму организации зафиксированной на материальном носителе информации (внутреннюю форму документа или её структуру.

Главным признаком документа является его структура. Также признаком документа является его авторство. Важным признаком документа является наименование вида документа. К числу важнейших признаков документированной информации относится датирование документа. Достоверность документированной информации подтверждается удостоверением документа, т.е. подписью, печатью, грифом утверждения.

К отличительным признакам документа относятся:

а) наличие смыслового семантического содержания. Документ — носитель смысла, который передается совокупностью последовательных знаков.

б) стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени;

в) предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы — это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации;

г) завершенность сообщения. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:

а) атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых — информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь);

б) функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ — полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;

в) структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.